Quelle est la valeur ajouté d'un document ?
Toute organisation professionnelle, publique comme privée, sait produire et recevoir des documents. Les processus y relatifs sont plus ou moins maîtrisés, mais là où le bât blesse est qu’ils sont rarement qualifiés. L’enjeu se situe donc dans la documentation des processus de travail et l’identification des documents qui soutiennent ces workflows, étape par étape.
Pour démarrer une démarche de gestion électronique des documents (GED), il faudra d’abord déterminer la valeur ajoutée d’un document aux yeux de l’entreprise, en se posant les 5 questions suivantes :
- Le document est-il essentiel à la relation client ?
- Le document est-il central ou collatéral aux prestations livrées ?
- S’agit-il d’une obligation réglementaire ?
- Dans quelle mesure l’organisation s’engage-t-elle par la transmission du document ?
- Quelles sont les parties-prenantes et leur responsabilité dans le processus de production et/ou de réception ?
GED: cas d’usage dans le Public et le Privé
Qu’il s’agisse d’institutions publiques ou privées, la solution GED retenue doit permettre d’intégrer les cadres réglementaires concernés. Citons encore les cas d’usage qu’une bonne GED permet de couvrir:
- Organisation multisites
- accès aux documents à distance
- Archivage
- conserver des documents avec une valeur probante
- Instance DG
- un outil pour venir agiliser les échanges sans papier
- Digital asset management
- pour tous actif numérique, smart search via des tags
- Réglementation
- sécurisation des données selon cadres LPD et RGPD
GED, par où commencer ?
La gestion documentaire constitue un enjeu majeur au sein d’une organisation. Lorsqu’elle est bien menée, la GED représente un réel avantage compétitif. Si le projet n’est pas amorcé correctement, nombreuses peuvent être les difficultés rencontrées ! Découvrez dans cet article (ou ce webinaire de 20 min) comment démarrer un projet de GED.