Intro
Télétravail, productivité, législation…les raisons de dématérialiser les documents sont nombreuses. Mais quelles sont les erreurs à éviter ?
Adhésion des collaborateurs, conduite du changement, interopérabilité des solutions, transfert de compétences, valeur légale du document électronique… ces notions font partie intégrante d’un projet de GED et représentent autant de facteurs clés de succès qui ne doivent en aucun cas être négligés.
Erreur #1 : Penser qu’un projet de GED n’est pas un projet d’entreprise
La mise en place d’une Gestion Électronique de Documents est un projet d’entreprise à plusieurs niveaux.
Un projet de GED doit anticiper les futurs besoins de l’organisation en matière de transformation digitale. Dématérialiser les factures c’est bien, mais penser aux besoins avec un horizon de 2 à 3 ans c’est encore mieux !
La GED doit être vue comme un moyen d’atteindre les objectifs liés à la stratégie de l’entreprise. Croissance? Bien-être des collaborateurs? Développement durable? Dès sa mise en place, une GED doit servir à activer plusieurs leviers stratégiques, selon des objectifs fixés par les différentes directions de votre organisation.
Une GED, c’est aussi un projet d’entreprise du point de vue de l’Humain. En impliquant des utilisateurs et des directions métiers dans le choix de l’outil, ceux-ci seront plus impliqués dans le projet et la conduite du changement.
Erreur #2 : Négliger la politique d’archivage
La politique d’archivage se définit par l’identification du périmètre et des règles appliquées au stockage dématérialisé des documents. En appliquant une politique d’archivage claire et structurée, l’utilisation de la GED au quotidien s’en verra grandement améliorée. Il faut donc se poser les bonnes questions avant la mise en place d’une gestion documentaire.
Qu’il s’agisse d’une institution publique (i.e. Administration publique) ou privée (i.e. Banque), ces questions concernent également les notions de conformité aux cadres réglementaires. Chaque document archivé doit en effet être qualifié avec sa durée de conservation, son niveau de confidentialité et ses métadonnées.
Erreur #3 : Sous-estimer l’acquisition de documents
Généralement, les fonctionnalités de sécurisation, circulation et traçabilité des actions sont bien traitées au sein d’une GED. En revanche, l’aspect de l’acquisition des documents est souvent sous-estimé. Il est pourtant essentiel car pour être réellement efficiente, la GED doit être alimentée.
Cette alimentation nécessite une solution d’acquisition permettant de traiter les documents papiers, quels qu’ils soient, mais aussi d’automatiser la récupération et le classement des documents numérisés déjà présents sur un serveur de fichier ou arrivant dans les boîtes mails. Avant la mise en place d’une GED, il faut donc bien envisager la multiplicité de contextes dans l’acquisition des documents.
Erreur #4 : Penser que la dématérialisation est un processus unique
Lors de la mise en place d’une GED, il faut visualiser la projection du cycle de vie du document, de sa création à sa suppression. Comment ce document sera-t-il numérisé ? Comment sera-t-il géré ou modifié le cas échéant ? Comment le faire circuler ?
Pour bénéficier d’une politique d’archivage cohérente, 3 piliers sont nécessaires pour couvrir l’ensemble du cycle de vie :
- l’Acquisition, qui numérise ou intègre vos documents dans la GED
- la Gestion qui va vous permettre de rechercher, consulter, ou modifier vos documents le cas échant
- la Circulation qui servira à mettre en place des flux documentaires automatisés en fonction des processus de votre organisation.
Erreur #5 : Oublier l’interopérabilité des systèmes d’information
Pour finir, les organisations sont dotées de plus en plus de logiciels (ERP métier, solution de comptabilité, solution RH…). Pour la mise en place d’une GED, qui est vouée à stocker et traiter l’entièreté des ressources documentaires de l’entreprise, il est donc nécessaire de s’assurer que cette solution soit capable d'interagir avec le SI en place, et toutes les applications métiers de l’entreprise.
En général, les GED sont intégrées avec le SI à partir d’interface via le catalogue d’API disponible ou simplement par échange de fichier et d’URL.
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