Einführung
Home Office, Produktivitätssteigerung, Gesetzgebung... für eine Digitalisierung von Unterlagen gibt es zahlreiche Gründe. Aber welche Fehler gilt es zu vermeiden?
Akzeptanz durch Mitarbeiter, Änderungsmanagement, plattformübergreifende Lösungen, Wissenstransfer, rechtsgültige elektronische Dokumente... Die Begriffe gehören zu einem DMS-Projekt dazu und bilden Schlüsselfaktoren für den Erfolg, die keinesfalls ausser Acht gelassen werden dürfen.
Fehler #1: Die Annahme, dass ein DMS-Projekt kein Unternehmensprojekt ist
Die Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagements ist in mehrerlei Hinsicht ein Projekt des gesamten Unternehmens.
Ein DMS-Projekt muss dem zukünftigen Bedarf der Organisationsstruktur an die digitale Transformation zuvorkommen. Papierlose Rechnungen sind gut, aber den Bedarf in 2-3 Jahren mitzudenken, ist noch besser!
DMS sollte als Mittel verstanden werden, Ziele im Zusammenhang mit der Unternehmensstrategie zu erreichen. Wachstum? Wohlbefinden am Arbeitsplatz? Nachhaltige Entwicklung? Von Anfang an muss ein DMS mehrere strategische Hebel je nach den von den verschiedenen Direktionen Ihrer Unternehmensstruktur festgelegten Ziele aktivieren.
Ein DMS, das ist auch ein auf die Menschen ausgerichtetes Projekt des gesamten Unternehmens. Werden Nutzer und die Leitungen der verschiedenen Sparten in die Auswahl des Tools einbezogen, fühlen sie sich dem Projekt und dem Änderungsmanagement stärker verpflichtet.
Fehler #2: Vernachlässigung von Archivierungsstrategien
Archivierungsstrategien definieren sich durch die Festlegung des Geltungsbereichs und der Regeln, die auf eine digitale Speicherung von Dokumenten anzuwenden sind. Legt man eine klare und strukturierte Archivierungsstrategie zu Grunde, verbessert sich die tägliche Nutzung des DMS beträchtlich. Vor der Einführung eines Dokumentenmanagements muss man sich daher die richtigen Fragen stellen.
Egal, ob es sich um eine öffentliche Stelle (z. B. Öffentliche Verwaltung) oder eine private Institution (z. B. eine Bank) handelt, diese Fragen betreffen auch Konzepte zur Erfüllung des rechtlichen Rahmens. Jedes archivierte Dokument muss mit seiner Aufbewahrungsdauer, seinem Vertraulichkeitsniveau und den Metadaten archiviert werden.
Fehler #3: Unterschätzen der Beschaffung von Dokumenten
Generell sind die Funktionen zur Sicherung, Weitergabe und Rückverfolgbarkeit von Aktionen in einem DMS gut implementiert. Dagegen wird der Aspekt der Beschaffung von Dokumenten oftmals unterschätzt. Allerdings ist er von zentraler Bedeutung, denn damit das DMS wirklich effizient ist, muss es Input erhalten.
Dieser Input erfordert eine Eingabelösung, mit der Papierdokumente gleich welcher Art verarbeitet, aber auch schon auf dem Datenserver vorhandene oder in den Mailboxen eingehende digitale Unterlagen automatisch wiederhergestellt und abgelegt werden können. Vor der Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagements sind daher die verschiedenen Rahmenbedingungen für den Input von Unterlagen ausführlich zu betrachten.
Fehler #4: Annahme, die Digitalisierung sei ein einmaliges Verfahren
Bei der Einführung eines DMS ist der Entwicklungszyklus eines Dokuments von der Erstellung bis zur Löschung darzustellen. Wie wird das Dokument digitalisiert? Wie wird es gegebenenfalls verwaltet oder geändert? Wie wird es weitergegeben?
Für eine konsistente Archivierungsstrategie sind drei Grundpfeiler erforderlich, die den gesamten Entwicklungszyklus abbilden:
der Input, über den Ihre Dokumente digitalisiert oder in das DMS eingebunden werden
das Management, mit der Sie Ihre Dokumente gegebenenfalls suchen, aufrufen oder ändern können
die Weitergabe, mit der Sie automatisierte Dokumentenflüsse auf der Grundlage der Abläufe in Ihrer Organisationsstruktur einrichten.
Fehler #5: Übersehen des plattformübergreifenden Ansatzes von Informationssystemen
Abschliessend werden Organisationsstrukturen mit immer mehr Software (Branchen-ERP, Buchhaltungslösung, HR-Lösung usw.) ausgestattet. Für die Einführung eines DMS, das sämtliche Unterlagen des Unternehmens speichern und verarbeiten können soll, ist es wichtig, sich zu vergewissern, dass diese Lösung mit dem vorhandenen IT-System und den Anwendungen der verschiedenen Aufgabenbereiche des Unternehmens kompatibel ist.
In der Regel werden die DMS mithilfe einer Schnittstelle über den bereitstehenden API-Katalog oder einfach durch den Austausch von Dateien und URLs mit dem IT-System verknüpft.
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